Как собрать закупку на неделю и не переплатить

Шаг 1. Считайте от прогноза продаж, а не от «вроде заканчивается»

Возьмите продажи за прошлые 2–3 недели с поправкой на сезон и события (праздники, банкеты). Умножьте плановые порции на нормы техкарт — получите потребность в сырье. Даже грубый расчёт в таблице точнее интуиции: кухня перестаёт держать «страховые» запасы, которые превращаются в списания.

Шаг 2. Держите под контролем топ-20 позиций

В типичном ресторане 20 позиций сырья дают больше половины всех закупочных денег: мясо, рыба, масло, сыр, овощи-базы. Именно по ним стоит еженедельно сверять цену — колебание на 5–10% по топу заметно бьёт по фудкосту. По «хвосту» из специй и расходников достаточно ревизии раз в месяц.

Шаг 3. Сравнивайте поставщиков по позиции, а не «пакетом»

Привычка брать всё у одного поставщика удобна, но дорога: у каждого есть сильные и слабые категории. На маркетплейсе цены разных поставщиков на одну позицию видны рядом — разница на ходовых позициях регулярно достигает 10–15%. Переключение одной-двух категорий на более выгодного поставщика окупает всю работу по сравнению.

Шаг 4. Батчьте доставки

Каждая приёмка — это время сотрудника, место на кухне и риск ошибок. Сведите закупку к 2–3 дням доставки в неделю вместо ежедневных «дозаказов». Скоропорт (зелень, охлаждёнка) — чаще, бакалею и заморозку — реже и крупнее: так и минималки поставщиков закрываются без «добивки ради суммы».

Шаг 5. Фиксируйте расхождения при приёмке

Недовоз, замена позиции, вес меньше заявленного — если это не зафиксировано в момент приёмки, это ваши расходы. Правило простое: не принято по документу — не оплачивается по документу.

Чек-лист недельной закупки

• Прогноз продаж на неделю → потребность по техкартам
• Сверка цен по топ-20 позициям
• Заявка сгруппирована по поставщикам и дням доставки
• Скоропорт отдельно от бакалеи, минималки закрыты без лишнего
• Приёмка с фиксацией расхождений по каждой поставке